PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

El proceso electrónico de datos (PED) representa el principal avance técnico logrado en el mundo de los negocios.

Los sistemas PED pueden manejar un gran número de diversas tareas, desde procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisión producirían en todas las operaciones de una empresa.

En la actualidad, el PED sé esta aplicando audazmente a funciones de control de la función directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditoria y prestar mayores servicios a los clientes.

Un sistema de PED consta de los siguientes elementos:

1. Un procesador electrónico de datos (la unidad central de procesamiento).
2. El equipo periférico asociado, formado por dispositivos de preparación de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento central ejecuta funciones de lógica, aritmética, almacenamiento de los datos durante el proceso, y control de los mismos.
3. Procedimientos para indicar que datos se necesitan y cuando, así como donde obtenerlos y en que forma utilizarlos.
4. Rutinas de instrucción para el procesador.
5. Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones, proporcionar datos de entrada, utilizar informes, revisar resultados y supervisar la operación en su totalidad.

La característica que distingue los sistemas de procesamiento electrónico de datos de cualquier otra técnica de procesamiento de datos es la capacidad de la computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrónicos. Las instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa.

Normalmente los datos se trasmiten a la unidad central de procesamiento por medio de tarjetas perforadas cintas de papel, cintas magnéticas, caracteres magnéticos y discos magnéticos.

Durante el procesamiento, los datos se almacenan en la unidad central de procesamiento. Este almacenamiento interno o memoria de la computadora se conoce como almacenamiento temporal.

Las salidas de la unidad central de procesamiento normalmente consisten en tarjetas perforadas, cintas de papel, cintas magnéticas, discos magnéticos e informes impresos. La salida, llamada almacenamiento permanente, se conserva bajo alguna modalidad de sistema de archivo, ya sea secuencial o aleatorio.

El proceso secuencial es necesario puesto que el acceso a los registros conservados en un archivo tiene que ser secuencial. Un registro es un acervo de información sobre un determinado sector.

La característica principal del procesamiento secuencial es la necesidad de leer todo el archivo cada vez que una transacción va a procesarse y compararse contra el.
En los archivos de acceso aleatorio, las transacciones que los afectan se alimentan a la computadora de manera aleatoria, a medida que se presentan.

EL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS EN LA AUDITORIA

El rastreo de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemática de datos dentro de una compañía.

Las empresas también usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno.

Otra innovación en los rastreos de auditoria producido con el advenimiento del sistema PED, es la eliminación de ciertos registros históricos.
La velocidad de la computadora permite al auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos tiempo.

Así mismo ha demostrado ser mucho más exacta que las personas y que los dispositivos mecánicos anteriores para efectuar cálculos y para registrar y recorrer los datos.
La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempeñar funciones de revisión similares a las realizadas por personas.

La computadora puede tomar decisiones lógicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magnética o en discos magnéticos, una pregunta redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo relativamente breve, la cantidad de inventario que no a sido usada durante un periodo especifico de tiempo.

El procesamiento electrónico de datos permite concentrar numerosas etapas del procesamiento en un solo departamento, eliminando así el tradicional control interno logrado mediante la separación de funciones en el proceso de registro.
En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrónico exige anunciar los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentación de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas.
Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la información y las operaciones de tal manera que resulten fáciles de visualizar y seguir.

Existen dos tipos de diagramas de recorrido: diagramas de recorrido del sistema y diagramas de recorrido de programa. Un diagrama de recorrido del sistema muestra la corriente de los datos a lo largo de todas las partes del sistema.

Se emplean diversos símbolos para describir el recorrido que siguen los datos y las relaciones entre estos, para representar el equipo, las operaciones de equipo y las operaciones manuales.

Un diagrama de recorrido de programas describe lo que sucede en un programa almacenado o lo que esta representado por un solo símbolo de procesamiento en el diagrama de recorrido del sistema.
El diagrama de recorrido muestra operaciones y decisiones especificas e indica la secuencia u orden en que deben realizarse las operaciones lógicas y de aritmética.

La relación del programa muestra las instrucciones en el lenguaje del programa tal y como las ha escrito el programador, y las instrucciones en el lenguaje de maquina al que aquellas han sido traducidas. Las instrucciones en el lenguaje fuente se traduce al lenguaje de maquina con programas especiales de computadora denominados programas de ensamblado y copiladores.

El lenguaje de maquina obtenido como resultado de una rutina de ensamblado o de copilador consiste en instrucciones escritas en un sistema de clave (codificado) de números y letras.

LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

El control interno es:
El plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, mejora la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las políticas directivas prescritas.

Elementos del control interno:

1. Un plan de organización que proporcione segregación apropiadas de las responsabilidades funcionales.
2. Un sistema adecuado de procedimientos de autorización y registro para ejercer un control de contabilidad razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.
3. Practicas consecuentes a seguir en la ejecución de los deberes y las funciones de cada uno de los departamentos de la organización.
4. Un grado de calidad del personal conmensurable con sus responsabilidades.

Las finalidades del control interno si son afectadas por el PED. La utilización del PED exige emplear nuevos controles, mientras que la necesidad de ciertas medidas tradicionales de control posiblemente ha disminuido.
La división de las responsabilidades funcionales debe trazar una clara separación entre las funciones de iniciar y autorizar la transacción; el registro de la transacción por escrito y la custodia de los activos resultantes. Tal división brinda las eficiencias derivadas de la especialización, permite efectuar una verificación cruzada que de precisión y aumenta la efectividad de un sistema de control directivo.
La automatización ha producido una mayor centralización de las actividades de procesamiento de datos y la concentración de las funciones de dicho proceso.

En la actualidad una entidad especial funcional y organizativa del centro de procesamiento de datos afina la coordinación y elimina la duplicidad debido al procesamiento de datos y la generación de informes que proporcionan a los departamentos de operación las bases necesarias para desempeñar sus actividades individuales.

Tales sistemas reducen el tiempo y los costos asociados al procesamiento de datos, la dirección recibe una información más actualizada con la cual podrá controlar eficazmente las operaciones de la compañía.

La centralización ha dado por resultado la concentración de muchas etapas de procesamiento en un solo departamento, comúnmente se denomina integración que prepara todos los informes necesarios o convenientes para fines directivos, a partir de un solo registro de cada transacción de negocios, y todas las transacciones se procesan en un sistema totalmente unificado.

Uno de los principios fundamentales del control interno es la separación entre las personas que autorizan una transacción, las que ejercen custodia sobre los activos adquiridos, y quienes registran la contabilidad de dichos activos.

Es necesario separar la función de planeamiento de sistemas y programación; tal separación es importante por las siguientes razones:

1. Proporciona una eficaz verificación cruzada de la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema.
2. Impide al personal de operación efectuar revisiones sin previa autorización y plena verificación.
3. Evita que el personal ajeno a la operación tenga acceso al equipo.
4. Mejora la eficiencia, puesto que las capacidades, el adiestramiento y las pericias que se requieren para desempeñar tan diversas actividades, difieren notablemente.

La característica de control más importante en la función de operaciones comprende la división de labores entre la adquisición de datos y el control, las operaciones de PED y las de EAM (Maquinas Electrónicas de Contabilidad).

La sección de adquisición y control de datos, es la responsable de todas las entradas al centro de PED, así como de ejercer en todo momento el control de los datos que se están procesando, hasta que la salida final se entregue al usuario. Esta función ejecuta cualquier conversión necesaria de los datos de entrada a una forma o lenguaje que pueda ser leída por la maquina para su procesamiento electrónico. El control se logra cuando el departamento que use los datos, ola propia sección de Adquisición y Control de Datos, compara los totales previamente determinados con la salida emanada del procesamiento de computación electrónica. La sección de Adquisición y Control de Datos también es responsable de cumplir con los itinerarios predeterminados para todos los datos de entradas y salidas, y dispone la forma de reportar los datos resultantes al usuario final.

La Sección de Operaciones de PED y la Sección de Adquisición y Control de Datos controlan los procesamientos. El departamento que origina los datos que van a procesarse y recibe la salida emanada del centro de procesamiento de datos, normalmente ejerce el control sustantivo.

Una vez que la dirección ha determinado su plan de organización, precisa elaborar un sistema que comprende tres niveles:
1. El nivel de datos fuente.
2. El nivel de procesamiento de datos.
3. El nivel de reportes.